Gestion Electronique des Documents

Augmentez la productivité de vos équipes
et simplifiez l’envoi et le partage de document
avec la Gestion Electronique des Documents

Dans un contexte où les flux numériques sont en pleine expansion et où la gestion des données associées est un véritable enjeu dans le monde de l’entreprise pour répondre à la sécurité et à la règlementation des données, la digitalisation des documents est primordiale.

La Gestion Electronique des Documents, GED, se base sur l’automatisation et la digitalisation de vos process documentaires pour faciliter les flux de documents en interne au sein de votre entreprise, mais aussi avec vos différents interlocuteurs externes (clients, fournisseurs, prestataires…).

Maximisez la performance de votre gestion commerciale
avec une solution de GED

Optimisez la productivité de vos collaborateurs tout en améliorant leurs process et leurs relations avec les différents interlocuteurs (fournisseurs, clients…) grâce à une solution de Gestion Electronique des Documents.

La transformation digitale est au cœur de nombreux métiers : Direction financière, Direction des ressources humaines, Direction commerciale, Direction des achats & des approvisionnements… la GED représente un outil indispensable pour gagner en performance et travailler plus efficacement.

Connecter ses applications métiers à nos solutions de GED représente de nombreux avantages :

Centralisation et sécurisation des documents confidentiels pour une réduction des risques juridiques
Gain de temps et augmentation de la réactivité dans le traitement des process de décision (devis, commande, facturation)
Réduction des coûts administratifs
Fluidification des flux d’information pour un travail collaboratif amélioré
Optimisation de vos relations avec les parties prenantes qui ont une vision en temps réel du suivi des process en cours (traitement facture, validation de commande, etc.)

La GED permet une dématérialisation de vos process selon vos besoins :

Ventes – Relation client :

Relances automatiques des échéances
Contrat de vente
Gestion des commandes
Bon de commande
Facture
Condition particulière de vente
Contrat de revente
...

Approvisionnement – Relation fournisseur :

Conditions générales
Contrats fournisseurs
Facturation & paiement
Cahier des charges
Accord de niveau de service
Listes de prix
Contrats de sous-traitance
...

Améliorez la collaboration et les relations RH
avec la mise en place d’une GED

La mission du service des Ressources Humaines s’inscrit au-delà des recrutements. Optimiser des relations entre employeurs, manageurs et salariés est primordiale pour améliorer l’accompagnement des équipes et leur collaboration.

Les bénéfices d’une GED dans le département RH sont multiples :

Dématérialisation, centralisation, accès immédiat à l’ensemble des documents RH et fluidification des informations avec les collaborateurs
Optimisation des process de gestion des ressources humaines grâce à la mise en place de workflow : on-boarding, fin de périodes d’essai, arrêt maladie, demande de congés...
Optimisation des coûts de fonctionnement et gain de temps avec la suppression de tâches manuelles répétitives pour une productivité accrue du service RH
Respect de la confidentialité des collaborateurs et mise en conformité des process RH

La mise en place d’une gestion électronique des documents au service RH comprend la mise à disposition d’un coffre-fort numérique distinct pour l’employeur et le salarié.

Pour l’employeur :

CVtèque numérique
Archivage dématérialisée
Règlement intérieur
Evaluation des performances
Certificat de travail
Gestion des absences
Justificatifs des notes de frais

Pour le salarié :

Une GED
100% sur-mesure et modulable

Une bonne gestion électronique des documents se doit d’être adaptée aux problématiques des services et personnes concernées. C’est pourquoi ABS Groupe propose des solutions de GED modulables en fonction des besoins et des flux de document dans l’entreprise.

Par exemple, les techniciens d’ABS conçoivent pour vous des classeurs avec des champs personnalisés en cohérence avec les fonctions du service concerné : comptabilité, RH, DSI…Nous mettons en place des workflows qui se déclenchent automatiquement selon les actions, fonctions et interactions que vous souhaitez.

Nos solutions de GED sont compatibles à tous les ERP Sage et Wavesoft pour permettre une interconnexion entre vos différents outils. En plus d’éviter des risques de doublons, vous limitez la perte de temps due à la ressaisies d’information.

ABS Groupe vous accompagne dans l'implémentation
de la solution de GED qui vous correspond

ZEEndoc
ACS Automatisation Comptable Sage
TEDD Facture & TEDD RH


Solution 100% SaaS
Traitement des factures fournisseurs depuis un répertoire dédié ou par scan de fichier PDF ou par email.	Traitement de la dématérialisation globale pour répondre aux différents besoins (rh, factures client et fournisseur...).	Traitement des factures clients avec reconnaissance automatique des zones d’identifications des destinataires	Traitement de la dématérialisation des bulletins de paies et des contrats de travail avec reconnaissance automatique des zones : matricules, adresse postale, email...
Circuit de validation possible avec plusieurs utilisateurs différents	Utilisateurs illimités	Etape de contrôle avant envoi des factures
Visibilité sur les échéances	Passerelle comptable vers les logiciels comptables	Suivi du statut des envois	Suivi du statut des envois
Création de modèle de saisie possible	Envoie : CHORUS, mail et courrier	Découpage automatique possible
Possibilité de joindre des pièces aux factures	Logiciel évolutif selon vos besoins avec des développement spécifique possible	Distribution multicanale sécurisée : Email, Chorus Pro, Courrier (Maileva)	Distribution multicanale sécurisée : Courrier, coffre-fort Digiposte, Email signé
Archivage de 10 ans	Système de filtre pour affiner la recherche (recherche experte)	Archivage Haute Sécurité dans un coffre-fort entreprise et disponible directement depuis son espace TEDD	Archivage à valeur probante ARKHINEO. Conservation des données garantie 50 ans par le groupe la poste pour les dépôts en coffre-fort électronique Digisposte
Application mobile	Application mobile Signature électronique	Passerelle TEDD : Automatisez le dépôt des factures directement depuis son logiciel de facturation	Passerelle TEDD : automatisez le dépôt des bulletins de paie sur la plateforme depuis son logiciel de paie
	Personnalisation des index de recherches selon les besoins du client
	Les accès aux classeurs et au droit d’action peuvent être défini selon les utilisateurs
	Armoire (interface) avec plusieurs classeurs différents pour organiser son classement (ex : 1 classeur pour les factures fournisseurs, 1 pour les factures clients, 1 pour les ressources humaines etc…. mais aussi s’il existe plusieurs sociétés)
	Alimentation : Imprimante virtuelle, dépôt de document direct, dépôt par mail, collecte automatique de facture, répertoire dédié

Vous avez besoin de simplifier
vos envois et partages de documents ?

Pourquoi choisir ABS comme garant
de vos solutions de gestion ?

Un acteur de référence en région avec +35 ans d’existence.

Un interlocuteur unique pour vos problématiques informatiques.

Des équipes réactives et disponibles avec un support Hotline dédié.

Des solutions logicielles et matérielles flexibles, qui s’adaptent à votre structure.

Augmentez la productivité de vos équipes
et simplifiez l’envoi et le partage de document
avec la Gestion Electronique des Documents

Maximisez la performance de votre gestion commerciale
avec une solution de GED

Améliorez la collaboration et les relations RH
avec la mise en place d’une GED

Une GED
100% sur-mesure et modulable

ABS Groupe vous accompagne dans l'implémentation
de la solution de GED qui vous correspond

Vous souhaitez être rappelé ?

Si vous préférez,
nous pouvons vous rappelez !

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